在新時(shí)代、新形勢(shì)下，如何智能辦會(huì)，如何通過(guò)提高會(huì)務(wù)工作效率為基層減輕負(fù)擔(dān)，是黨委辦公室“三服務(wù)”職能中重要課題之一。徐州市委辦公室積極探索互聯(lián)網(wǎng)+智能會(huì)務(wù)新模式，自主研發(fā)了徐州市會(huì)務(wù)管理系統(tǒng)（以下簡(jiǎn)稱(chēng)會(huì)務(wù)系統(tǒng)），實(shí)現(xiàn)了線上收發(fā)會(huì)議通知、報(bào)送收集名單、短信提醒催辦、自動(dòng)編排座席圖、發(fā)放領(lǐng)取座位票等功能。會(huì)務(wù)系統(tǒng)的突出特點(diǎn)表現(xiàn)為“五個(gè)一”。
手機(jī)移動(dòng)端會(huì)務(wù)系統(tǒng)方便基層單位隨時(shí)隨地辦公
“一個(gè)平臺(tái)”。會(huì)務(wù)系統(tǒng)設(shè)計(jì)之初依托互聯(lián)網(wǎng)運(yùn)行，為提高系統(tǒng)安全性和運(yùn)行穩(wěn)定性，于2019年整合升級(jí)為一個(gè)獨(dú)立模塊嵌入OA辦公自動(dòng)化平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)了一個(gè)平臺(tái)通辦，免去基層單位多平臺(tái)多系統(tǒng)切換的繁瑣?；贠A平臺(tái)，會(huì)務(wù)系統(tǒng)可在PC端和手機(jī)移動(dòng)端運(yùn)行，既方便了基層單位隨時(shí)隨地辦公，也高度契合了會(huì)務(wù)工作時(shí)效性要求。
“一條短信”。短信功能是會(huì)務(wù)系統(tǒng)一個(gè)亮點(diǎn)，它貫穿于系統(tǒng)的整個(gè)流程階段。在發(fā)布會(huì)議通知時(shí)、在排好座席方案發(fā)放座席票時(shí)、在會(huì)議發(fā)生變更通知修改時(shí)，會(huì)務(wù)系統(tǒng)都會(huì)自動(dòng)同步推送鏈接手機(jī)短信，提醒及時(shí)辦理相關(guān)事項(xiàng)。同時(shí)在任意環(huán)節(jié)，隨時(shí)都可以手動(dòng)發(fā)送短信催辦相關(guān)事項(xiàng)。
“一鍵發(fā)布”。會(huì)務(wù)系統(tǒng)建立了單位數(shù)據(jù)庫(kù)，通過(guò)會(huì)務(wù)系統(tǒng)和電子政務(wù)網(wǎng)，可以實(shí)現(xiàn)會(huì)議通知的一鍵發(fā)布和接收，不需辦會(huì)單位電話通知，也不需基層參會(huì)單位跑腿領(lǐng)取紙質(zhì)通知，提高了辦會(huì)效率，減輕了基層負(fù)擔(dān)。
“一秒出圖”。會(huì)務(wù)系統(tǒng)建立了人員數(shù)據(jù)庫(kù)，可以隨時(shí)維護(hù)和更新。會(huì)務(wù)系統(tǒng)設(shè)置了會(huì)議室模板設(shè)計(jì)功能，可以實(shí)現(xiàn)個(gè)性化“一會(huì)一設(shè)計(jì)”，滿足不同的參會(huì)人員和會(huì)議議程等需求。模板不局限于室內(nèi)會(huì)場(chǎng)，對(duì)于大型室外活動(dòng)，也可結(jié)合地標(biāo)設(shè)計(jì)站位圖。結(jié)合人員數(shù)據(jù)庫(kù)和會(huì)議室模板，可自動(dòng)完成參會(huì)人員排序和會(huì)場(chǎng)座席安排，真正做到了“一秒出圖”。
“一票通達(dá)”。會(huì)務(wù)系統(tǒng)排座后可自動(dòng)生成電子座席票，票面信息包括會(huì)議名稱(chēng)、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員姓名和會(huì)場(chǎng)座位號(hào)等。座席票通過(guò)會(huì)務(wù)系統(tǒng)發(fā)送至參會(huì)單位，參會(huì)人員一人一票，按號(hào)就座，保證了會(huì)場(chǎng)秩序。同時(shí)，系統(tǒng)自動(dòng)生成會(huì)場(chǎng)座席圖，方便辦會(huì)人員組織會(huì)議。另外，根據(jù)會(huì)議需要還可以實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)線上發(fā)放餐券等其他功能。
會(huì)務(wù)系統(tǒng)的研發(fā)使用，不僅減輕了基層頻繁往來(lái)領(lǐng)取通知、交換信息的負(fù)擔(dān)，也減輕了主辦單位的會(huì)務(wù)工作量，有效地提升了黨辦會(huì)務(wù)工作效率和水平。目前，徐州市委辦公室會(huì)務(wù)系統(tǒng)辦會(huì)經(jīng)驗(yàn)，已推廣至市直有關(guān)部門(mén)單位，為全市經(jīng)濟(jì)社會(huì)高質(zhì)量發(fā)展貢獻(xiàn)了更多的黨辦智慧和黨辦力量。（文圖：張明）